Oleh :
AM. Unggul Putranto
Secara sepintas kalau orang berbicara tentang organisasi, yang terbayang adalah kotak-kotak dengan struktur dari atas ke bawah, dengan garis hubung solid dan titik-titik (dot). Sejatinya itu hanya merupakan struktur hubungan saja, yang diperoleh dari suatu proses studi yang panjang dan mendalam. Jika melihat pengertian yang disampaikan dalam text book, pengertian dasarnya cukup sederhana. Max Weber mendefinisikan organisasi sebagai kerangka terstruktur yang di dalamnya berisi wewenang, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk menjalankan masing-masing fungsinya. Banyak pula yang mengkaitkan pengorganisasi dengan pencapaian tujuan secara efektif.
Mengingat perannya yang dianggap strategis, banyak perusahaan atau instansi yang mempunyai fungsi/organ sendiri yang mengurusi organisasi. Sewaktu awal karir saya di perusahaan, perlu waktu yang panjang untuk mendapatkan tantangan dari sekedar “mengurusi kotak-kotak”. Ternyata kotak-kotak tadi memiliki “jiwa” yang harus diisi, dan itu menjadi tantangan tersendiri mengelolanya. Tantangan tersebut mulai dari mempelajari proses bisnis, pembagian wewenang, manning, bobot jabatan, ukuran organisasi, kompetensi yang dibutuhkan dan sebagainya.
Pengumpulan Data dalam Penyusunan Organisasi
Organisasi yang efektif dapat diterjemahkan sebagai upaya untuk memecahkan masalah yang terkait dengan tujuan organisasi, mempunyai struktur yang tidak terlalu besar/kecil, diisi oleh orang yang cakap serta menjamin proses pengambilan keputusan yang cepat. Jika organisasi terlalu besar dari sisi biaya pasti akan besar pula, selain itu mengakibatkan birokrasi yang panjang sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam mengambil keputusan final. Jika itu adalah organisasi perusahaan yang mengejar profit, keputusan yang lama berakibat tidak mampu bersaing dengan kompetitor atau perusahaan lain yang mempunyai tujuan yang sama.
Apa yang kita bayangkan jika Anda jadi Direktur Pemasaran di perusahaan yang memproduksi minyak goreng, mempunyai struktur organisasi dengan kedalaman (vertical) 7 layer, anak buah yang belum mendapatkan training yang cukup untuk menganalisa harga, belum mempunyai informasi cukup tentang ketersediaan produk di pasar dan langkah yang dilakukan kompetitor, serta harus mengambil keputusan yang cepat tentang harga jual karena ada perubahan kebijakan dari Pemerintah tentang harga minyak goreng curah dan penghapusan larangan eksport ?
Setelah pemetaan masalah tadi, analis organisasi akan memberikan saran tentang organisasi yang paling sesuai dilihat dari berbagai aspek, misalnya saran reengineering, define quality, merger and acquisition, human resources management, teknologi informasi dan sebagainya. Saya pernah punya pengalaman ketika perusahaan saya memanggil salah satu tokoh quality management saat bekerja di suatu pabrikasi, yaitu Mr. Masaaki Imai. Saya antar beliau ke plant produksi di mana di sana dikerjakan assembly produk melalui ban berjalan yang bentuknya lurus. Dia mencatat ada beberapa ketidak efisienan, seperti penempatan posisi part yang akan dipasang, waktu kerja yang berbeda-beda di antara pekerja di work station, perlunya transport dari awal produk, dan tempat peletakan produk jadi yang memakan ruangan. Dan yang diusulkan sungguh tidak terpikirkan, yaitu merubah line yang lurus menjadi U-shape dan menghitung kembali beban tiap-tiap pekerja di work station-nya. Perubahan tersebut membawa akibat berkurangnya circle time produksi, penggunaan space yang lebih efisien, hilangnya tempat untuk meletakkan barang jadi karena ditaruh di antara U-shape, berkurangnya karyawan, dan fungsi pengawasan yang lebih terintegrasi karena supervisor tidak perlu mondar-mandir di line yang cukup panjang.
Dalam organisasi yang sifatnya managerial pun kita bisa melakukan improvement. Di Universitas Pertamina misalnya, bagaimana supaya organisasi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dapat mencapai efektifitas yang lebih tinggi. Menurut saya strategi PMB bisa di-enrich dalam lingkup marketing yang lebih luas, tidak hanya merekrut mahasiswa baru (admission), tetapi juga mengintegrasikan promosi universitas, marketing development yang saat ini masih dikerjakan oleh Sekretaris Universitas. Namun perlu diingat bahwa suatu inisiatif perubahan organisasi tidak ada yang bersifat mutlak benar. Perlu pendalaman dan penyesuaian dan yang penting adalah menghitung cost and benefit-nya. Dalam contoh yang saya ajukan ini yang bisa menjadi kriteria adalah apakah strategi marketing lebih efektif, biaya yang lebih efisien, pengambilan keputusan lebih cepat dan ujungnya apakah calon mahasiswa baru yang masuk sesuai dengan target yang ditetapkan Pimpinan Universitas
Prinsip Organisasi
Dalam menyusun organisasi ada beberapa prinsip yang sebaiknya dipegang oleh manajemen.
- Pembagian Kerja yang Jelas
Pembagian kerja ini dimulai dari pemetaan proses bisnis organisasi, sehingga organisasi yang terbentuk menjamin tidak ada tumpang tindih yang membuat munculnya konflik wewenang dalam organisasi. Analisa suatu proses bisnis atau alur kerja umumnya bersifat subjektif dan tidak ada hal yang baku. Analis biasanya akan melakukan benchmark dari industri atau organisasi yang sejenis.
2. Adanya Authority dan Tanggungjawab
Kewenangan dapat diterjemahkan sebagai hak seorang pemegang jabatan dalam organisasi. Oleh karena itu wewenang harus ditetapkan dengan tegas untuk menjaga tanggung jawab dari masing-masing pemegang jabatan. Authority atau wewenang dapat berupa keuangan, wewenang legal/hukum, wewenang fungsional. Masing-masing wewenang tadi bisa di-breakdown sesuai dengan tugasnya dalam organisasi. Misalnya dalam hal wewenang keuangan, bisa dibagi dalam expenditure dan payment authority. Dalam suatu organisasi, karena pemegang jabatan mempunyai tugas yang banyak, sangat umum jika wewenang tersebut didelegasikan ke bawahannya. Misalnya seorang vice president mempunyai expenditure authority sebesar 5 milyar, karena transaksi dalam organiasi tersebut paling banyak sebesar 1 milyar, maka vice president bisa mendelegasikan kepada manager di bawahnya sejumlah maksimal 1 milyar. Sedang transaksi di atas 1 milyar menjadi kewenangan sang vice president.
3. Span of control yang Terukur
Span of control mengacu pada jumlah bawahan langsung dari seorang atasan. Hal ini juga tidak ada acuan yang pasti atau bersifat subjektif. Umumnya ini terkait dengan sebaran kemampuan orang dalam organisasi dan tingkat homogenitas organisasi, maupun jenis industrinya Semakin cakap atau berkompeten pemegang jabatan, dia bisa mengawasi lebih banyak anak buah. Selain itu semakin homogen tugas anak buah, ia bisa mempunyai span of control yang makin besar. Demikian pula sebaliknya. Namun umumnya seorang atasan yang mengerjakan tugas-tugas managerial bisa menghandle antara 5-7 bawahan. Namun untuk organisasi yang sifatnya operasional, seorang atasan bisa membawahi hingga 20 orang, misalnya seorang supervisor di pabrik perakitan mobil.
4. Sifatnya Tidak Final
Mendesain suatu struktur organisasi memang didasarkan pada visi, strategi dan proses bisnis, serta memperhatikan kondisi internal dan eksternal organisasi. Visi pasti mengacu pada jangka waktu yang sangat panjang, namun organisasi harus mempunyai fleksibilitas yang cukup. Meskipun visi dibuat untuk 10 tahun ke depan misalnya, organisasi bisa saja diubah dalam waktu 6 bulan misalnya apabila dianggap perlu. Beberapa kondisi yang bisa mengakibatkan perubahan misalnya faktor perubahan teknologi, persaingan pasar, kondisi keuangan, perubahan produk atau jasa yang dihasilkan, perubahan kebijakan atau regulasi eksternal dan sebagainya. Perubahan yang cepat suatu struktur tidak berarti kegagalan mengantisipasi perubahan, tetapi harus dilihat sebagai kemampuan mengadaptasi perubahan itu sendiri.
Beberapa Perangkat dalam Penyusunan Organisasi
Agar suatu organisasi bisa berjalan seperti yang diharapkan oleh pimpinan, ada beberapa perangkat yang minimal harus dimiliki. Beberapa perangkat tersebut adalah sebagai berikut :
- Struktur Organisasi
Merupakan tata hubungan yang divisualisasikan dalam “kotak” yang terstruktur dari atas ke bawah. Dalam tiap struktur tersebut disebutkan nama sebutan jabatan (tittle), misalnya Senior Vice President Marketing, Manager Key Account, dan sesebagainya.
2. Uraian Pekerjaan (Job Description)
Merupakan tugas dan tanggung jawab dari pemegang jabatan dari pemegang jabatan. Dalam job description yang lengkap, akan dituliskan summary tugasnya, detail pekerjaannya dan wewenang yang dimiliki.
3. Bobot Jabatan
Adalah nilai (atau skor) dari suatu jabatan yang secara kuantitatif merepresentasikan besarnya tanggung jawab dalam suatu organisasi. Metode untuk mengukur ini sangat banyak. Salah satu yang memiliki standar penilaian bobot jabatan ini adalah Hay Management, yang mana score dari suatu jabatan merupakan gabungan dari nilai know-how, problem solving dan accountability yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Umumnya bobot atau golongan jabatan ini berkorelasi dengan system salary di suatu perusahaan, sehingga assessment-nya membutuhkan objektivitas yang tinggi. Selain mendalami uraian pekerjaan, juga harus diperdalam melalui serangkaian wawancara dari pemegang jabatan, atasan atau kesetaraan dengan bagian lain dari organisasi.
4. Tata Kerja Organisasi
Istilah lain yang dipakai untuk tata kerja organisasi ini, antara lain standar operating procedure (SOP) dan rules, yang isinya merupakan mengatur tata hubungan antara satu organisasi dengan organisasi lain, atau “siapa melakukan apa”. Beberapa metode dikembangkan para ahli organisasi untuk menyusun Tata Kerja Organisasi ini, misalnya matrik IRMA (Inter Relationship Management Accountability). matrik RASIO (Responsible, Approve, Support, Inform, Operate). Dengan mengetahui fungsi-fungsi apa saja yang melakukan tugas (siapa yang bertanggung jawab, yang menyetujui, yang mensupport, yang diberi informasi dan yang mengerjakan), seorang analis organisasi akan membuat Tata Kerja Organisasi yang komprehensif. TKO atau SOP ini menjadi alat yang digunakan oleh auditor dalam menjalankan fungsi pengawasannya untuk menjamin suatu pekerjaan dilakukan sesuai aturan.
5. Kualifikasi Pemegang Jabatan
Yang terakhir dari rangkaian manajemen organisasi ini adalah kualifikasi yang harus dimiliki oleh pemegang jabatan. Pernyataan kualifikasi bisa dijadikan satu dalam job description bisa pula dipisah menjadi sistem sendiri. Umumnya kualifikasi yang dituliskan dalam jobdesc sifatnya umum seperti pendidikan, pelatihan, pengalaman, serta sertifikasi yang dibutuhkan. Dalam tulisan saya sebelumnya kualifikasi ini saya sebut sebagai kompetensi, baik kopetensi yang sifatnya soft maupun hard (teknis).
Penutup
Memahami jiwa organisasi tidak sekedar melihat pola hubungan yang tervisualisasi dari kotak-kotak organisasi. Organisasi akan mampu berlari cepat mengejar tujuannya jika disusun dengan objektif, diisi dengan manning yang tepat serta dengan kualifikasi yang pas. Sebaliknya jika banyak subjektivitas maupun kepentingan, maka yang terjadi adalah ketidak-efisienan organisasi tersebut. Contoh sederhana tentang pembobotan jabatan yang tidak dilakukan secara professional, seharusnya suatu jabatan dinilai dengan skore 15, tetapi dengan pertimbangan pemegang jabatannya sudah bergolongan 17 maka jabatan tersebut dinilai dengan 17. Akibatnya perusahaan akan mengeluarkan salary yang lebih tinggi dari seharusnya. Overpaid ini juga bisa berdampak pada pemberian benefit yang lain seperti bonus, insentif dan pesangon. Dengan kata lain desain organisasi yang pas akan memberi dampak positif pada pencapaian organisasi (instansi, perusahaan, yayasan dan lain-lain) dalam bentuk yang beragam seperti business competitiveness, profitability, komunikasi yang lancar dan motivasi yang tinggi dari orang-orang dalam organisasi.
Bogor, 13 Agustus 2022
